Desde que existe Internet, la cultura de la gestión de contraseñas ha experimentado numerosos cambios y quizá, en un futuro no muy lejano, evolucione hacia un mundo sin contraseñas. Pero mientras ese futuro «passwordless» asoma en el horizonte, particulares y empresas tienen que lidiar con una maraña creciente de información sensible y confidencial: credenciales de cuentas en línea, ID, datos bancarios digitales, archivos, etc. Esta variedad de información valiosa y la relativa facilidad para acceder a ella atraen a hackers en busca de beneficios.

Para evitar las devastadoras consecuencias de los ciberataques, analicemos las prácticas de gestión de contraseñas y datos más inadecuadas.

¿Por qué guardar contraseñas en una libreta es realmente una mala idea?

Merece la pena preguntarse por qué este método se sigue utilizando (incluso en empresas). Un café derramado sin querer puede hacer que pierda sus datos para siempre.

Una libreta puede perderse o ser robada, y es la única copia existente: si se destruye, no se puede recuperar. ¿Y no resulta molesto no poder copiar los datos y tener que escribirlos a mano cada vez?

Estos inconvenientes llevan a los usuarios a crear contraseñas más sencillas y fáciles de recordar (y, por tanto, más fáciles de descifrar), lo que hace aún más vulnerable un método de gestión ya de por sí débil.

En el entorno empresarial se añade una dificultad adicional, debida a los problemas para compartir y gestionar varias copias.

¿Cuándo tiene sentido guardar contraseñas en papel?

Esos casos existen. Por ejemplo, los códigos de respaldo para restablecer el acceso a cuentas críticas. No todos los servicios de Internet ofrecen esta opción, pero le recomendamos revisar la configuración de seguridad de sus cuentas web más importantes. Los códigos de recuperación impresos deben guardarse en una caja fuerte o incluso en una caja de seguridad bancaria. A menudo se recomienda almacenarlos en formato digital cifrado en una memoria USB, pero también en ese caso deberá guardar la memoria USB de forma que no se pierda.

¿Guardar contraseñas en una hoja de cálculo también es un mal hábito?

Sin duda. El motivo es el siguiente: todas las contraseñas de su empresa se almacenan en un único archivo al que tienen acceso casi todos los empleados. Lo repetimos: todo el contenido del archivo está al alcance de cualquier usuario con acceso a él. Comparado con esto, la libreta ya no parece una idea tan absurda.

El almacenamiento digital tiene sus ventajas, como las copias de seguridad sencillas, copiar y pegar o compartir. Pero todas ellas palidecen ante las vulnerabilidades de este método de gestión de contraseñas. Si el archivo se filtra, todas sus contraseñas llegarán al atacante. ¿Se imagina las consecuencias devastadoras?

¿Por qué no guardar entonces las contraseñas en los gestores integrados del navegador?

La ventaja de este método es el autocompletado de formularios web. Pero solo funciona en el navegador en el que guardó las credenciales. Si necesita iniciar sesión desde otro navegador, tendrá que volver a rellenar los campos del formulario (si sus contraseñas están en una hoja de cálculo y no en una libreta, al menos esto es una ventaja).

Pero aquí aparece un nuevo inconveniente: en los navegadores se descubren periódicamente vulnerabilidades (incluidas vulnerabilidades de día cero) que pueden exponer a diversos riesgos los datos almacenados en ellos. Cuantos más navegadores utilice para guardar sus contraseñas, mayor será la probabilidad de que ocurra algo en alguno de ellos.

Para las empresas, esto supone una amenaza adicional, ya que los datos no se almacenan de forma centralizada y quedan totalmente fuera de control.

¿Qué no se debe hacer al compartir contraseñas?

Notas adhesivas, correo electrónico, SMS, mensajería instantánea: ninguna de estas opciones es una buena idea. Esta forma de difundir la información provoca su exposición y la pérdida de control sobre ella.

¿Por qué un gestor de contraseñas independiente es una gran idea para una empresa?

1. Almacenamiento centralizado y seguro de contraseñas, con amplias opciones de copia de seguridad.
2. Clasificación y organización de los registros en una estructura clara.
3. Acceso desde móvil, escritorio, web y extensiones para los principales navegadores.
4. Uso compartido cómodo de contraseñas con grupos de usuarios: dé acceso a las contraseñas solo a quienes realmente las necesitan para trabajar.
5. Gestión sencilla de usuarios y grupos de usuarios (también mediante AD / LDAP, Azure AD).
6. Numerosos ajustes de seguridad para mejorar la cultura de gestión de contraseñas en su organización.
7. ¡Y eso no es todo!

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