In vielen Unternehmen gilt beim Zugriff auf Passwörter und Systeme noch immer ein unausgesprochenes Prinzip: Lieber etwas zu viel Zugriff als zu wenig.

Das wirkt im Alltag praktisch. Niemand muss lange warten. Projekte kommen schneller voran. Externe Dienstleister können direkt arbeiten. Teams blockieren sich nicht gegenseitig.

Doch genau daraus entstehen Sicherheitsrisiken.

Denn jedes unnötige Zugriffsrecht ist eine potenzielle Schwachstelle. Und jedes Passwort, das mehr Personen sehen oder nutzen können als nötig, vergrössert die Angriffsfläche des Unternehmens.

Das bessere Prinzip lautet deshalb:

So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Mehr Passwörter bedeuten mehr Verantwortung

Jedes Unternehmen nutzt heute zahlreiche digitale Konten: Cloud-Plattformen, SaaS-Tools, Social-Media-Accounts, Kundenportale, Fernzugriffe, interne Systeme und viele weitere Anwendungen.

Jeder dieser Zugänge ist ein möglicher Einstiegspunkt.

In der Praxis werden solche Zugänge häufig teamübergreifend geteilt. Manchmal sauber über einen Passwortmanager. Manchmal aber auch über Excel-Listen, Textdateien, E-Mails oder wiederverwendete Administrator-Logins.

Gerade in hektischen Arbeitsumgebungen gewinnt oft Bequemlichkeit gegen Kontrolle.

„Jeder kennt das Passwort.“

„Das haben wir schon immer so gemacht.“

„Der Zugriff wird nur kurz gebraucht.“

Solche Sätze klingen harmlos. Sie sind es aber nicht.

Denn echte Passwortsicherheit bedeutet nicht nur, starke Passwörter zu erstellen. Sie bedeutet auch, genau zu steuern, wer wann und zu welchem Zweck auf bestimmte Zugangsdaten zugreifen darf.

Genau hier kommen zwei wichtige Prinzipien ins Spiel: das Prinzip der geringsten Rechte und die granulare Freigabe.

Das Prinzip der geringsten Rechte

Das Prinzip der geringsten Rechte, auch Least Privilege genannt, ist ein Grundprinzip der Informationssicherheit.

Es bedeutet: Jede Person, jedes Gerät und jedes System erhält nur die Zugriffsrechte, die für die jeweilige Aufgabe wirklich notwendig sind. Nicht mehr und nicht weniger.

Das klingt einfach. In der Praxis wird es aber häufig nicht konsequent umgesetzt.

Mitarbeitende behalten alte Zugriffsrechte nach einem Rollenwechsel. Externe Dienstleister erhalten zu breite Berechtigungen. Administratorrechte werden grosszügig vergeben. Geteilte Passwörter liegen in Tresoren, auf die zu viele Personen Zugriff haben.

Das Problem daran: Wenn ein Konto kompromittiert wird, entscheidet der Umfang der Berechtigungen über den möglichen Schaden.

Ein kompromittiertes Konto mit minimalen Rechten ist ärgerlich.

Ein kompromittiertes Konto mit Vollzugriff kann geschäftskritisch werden.

Warum minimale Berechtigungen so wichtig sind

Wer Berechtigungen einschränkt, verringert automatisch das Risiko bei Sicherheitsvorfällen.

Wenn Zugangsdaten in falsche Hände geraten, bleibt der mögliche Schaden begrenzt. Angreifer können nicht automatisch auf alle Systeme, Daten oder Passwörter zugreifen. Auch interne Fehler oder unabsichtliche Fehlbedienungen haben weniger gravierende Folgen.

Minimale Berechtigungen helfen Unternehmen dabei:

• die Angriffsfläche zu reduzieren
• Schäden bei kompromittierten Konten zu begrenzen
• Insider-Risiken zu verringern
• Verantwortlichkeiten klarer zu machen
• Audits und Compliance-Anforderungen zu erleichtern
• Ordnung in historisch gewachsene Zugriffsstrukturen zu bringen

Das Prinzip der geringsten Rechte bedeutet kein Misstrauen gegenüber Mitarbeitenden.

Es bedeutet Kontrolle. Und Kontrolle ist in der IT-Sicherheit kein Hindernis, sondern Schutz.

Ein einfaches Beispiel aus dem Alltag

Nehmen wir ein Marketing-Team.

In vielen Unternehmen erhalten mehrere Mitarbeitende Zugriff auf Social-Media-Konten, Analyseplattformen, Werbekonten und Design-Tools. Oft haben zu viele Personen Administratorrechte, obwohl sie diese gar nicht benötigen.

Sinnvoller wäre eine klare Trennung:

Eine Person darf Beiträge veröffentlichen. Eine andere Person darf Kampagnen auswerten. Nur wenige definierte Verantwortliche dürfen Passwörter ändern, neue Benutzer hinzufügen oder Rechte vergeben.

So kann das Team effizient arbeiten, ohne dass unnötig viele Personen kritische Berechtigungen besitzen.

Das Ziel ist nicht, Arbeit zu erschweren. Das Ziel ist, unnötige Risiken zu vermeiden.

Granulare Freigabe: Präziser Zugriff statt Vollzugriff

Während das Prinzip der geringsten Rechte festlegt, wie viel Zugriff jemand erhalten sollte, geht es bei granularer Freigabe darum, wie genau dieser Zugriff vergeben wird.

Granulare Freigabe bedeutet, Passwörter und Zugangsdaten gezielt mit bestimmten Personen oder Gruppen zu teilen. Dabei können unterschiedliche Berechtigungen vergeben werden, zum Beispiel „Nur lesen“, „Bearbeiten“, „Teilen erlaubt“ oder „Teilen nicht erlaubt“.

Dadurch wird Zusammenarbeit möglich, ohne dass sensible Zugangsdaten unkontrolliert im Unternehmen verteilt werden.

Ein moderner Passwortmanager sollte deshalb nicht nur Passwörter speichern können. Er sollte auch steuern können, wer was sehen, nutzen, ändern oder weitergeben darf.

Warum granulare Freigabe so wertvoll ist

Granulare Freigaben machen Passwortmanagement nachvollziehbar.

Statt ganzen Teams pauschal Vollzugriff zu geben, können Unternehmen Zugänge präzise auf Aufgaben, Rollen oder Projekte abstimmen.

Das bringt mehrere Vorteile:

• Zugangsdaten werden nicht unnötig offengelegt
• Zusammenarbeit mit internen und externen Personen bleibt kontrollierbar
• Onboarding und Offboarding werden einfacher
• Zugriffe können schneller erteilt und entzogen werden
• Verantwortlichkeiten bleiben nachvollziehbar
• Sicherheitsvorfälle lassen sich besser eingrenzen

Ein externer Dienstleister kann beispielsweise zeitlich begrenzten Zugriff auf ein Lieferantenportal erhalten, ohne das Passwort ändern oder weitergeben zu können.

Ein Projektteam kann Zugriff auf einen bestimmten Tresor erhalten, der nach Projektabschluss wieder entzogen wird.

Eine Abteilung kann nur die Zugangsdaten sehen, die sie für ihre Arbeit wirklich braucht. So entsteht Sicherheit nicht durch Blockade, sondern durch klare Steuerung.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

Ein weiterer wichtiger Baustein ist die rollenbasierte Zugriffskontrolle, kurz RBAC.

Dabei werden Rechte nicht einzelnen Personen manuell zugewiesen, sondern anhand von Rollen vergeben. Eine Rolle kann zum Beispiel „Finanzen“, „Marketing“, „HR“, „IT-Administration“ oder „Geschäftsleitung“ sein.

Das macht die Verwaltung deutlich einfacher. Neue Mitarbeitende erhalten die Zugriffe, die zu ihrer Rolle passen. Bei einem Rollenwechsel werden alte Rechte entfernt und neue Rechte vergeben. Beim Austritt können Zugänge sauber entzogen werden.

So lassen sich historisch gewachsene Berechtigungen besser vermeiden. Gerade für wachsende Unternehmen ist das wichtig. Denn je mehr Mitarbeitende, Systeme und Tools hinzukommen, desto schwieriger wird es, Berechtigungen manuell im Griff zu behalten.

Temporäre Zugriffe statt dauerhafter Rechte

Nicht jeder Zugriff muss dauerhaft bestehen. In vielen Fällen reicht ein zeitlich begrenzter Zugriff aus. Dieses Prinzip wird häufig als Just-in-Time-Zugriff bezeichnet.

Ein externer Auditor benötigt beispielsweise nur für einige Tage Zugriff auf bestimmte Unterlagen. Ein Dienstleister braucht temporär Zugang zu einem System. Ein Projektteam benötigt für eine begrenzte Phase Zugriff auf bestimmte Konten.

Nach Ablauf der Frist sollte der Zugriff automatisch entzogen werden. Das reduziert unnötige Dauerberechtigungen und verhindert, dass vergessene Zugänge über Monate oder Jahre bestehen bleiben.

Gerade externe Zugriffe sollten nie dauerhaft vergeben werden, wenn sie nur vorübergehend benötigt werden.

Zero Trust im Passwortmanagement

Auch im Passwortmanagement wird der Zero-Trust-Gedanke immer wichtiger.

Zero Trust bedeutet nicht, dass man niemandem vertraut. Es bedeutet, dass jeder Zugriff geprüft, begrenzt und nachvollziehbar sein sollte.

Auch interne Benutzer sollten sich sicher authentifizieren. Kritische Zugriffe sollten mit Multi-Faktor-Authentifizierung geschützt werden. Sitzungen sollten kontrolliert werden. Aktivitäten sollten protokolliert sein.

Der Grundgedanke ist einfach:

Vertrauen allein reicht nicht. Zugriff muss überprüfbar sein.

Das gilt besonders für privilegierte Konten, Administratorzugänge und Passwörter, die Zugriff auf geschäftskritische Systeme ermöglichen.

Nachvollziehbarkeit schafft Sicherheit

Ein gutes Passwortmanagement zeigt nicht nur, wo Passwörter gespeichert sind. Es zeigt auch, wer darauf zugreift.

Wer hat ein Passwort angesehen?

Wer hat es geändert?

Wer hat es geteilt?

Wann wurde ein Zugriff erteilt?

Wann wurde er wieder entzogen?

Diese Informationen sind nicht nur für Audits wichtig. Sie helfen auch im Ernstfall.

Wenn ein Sicherheitsvorfall passiert, müssen Unternehmen schnell verstehen, welche Konten betroffen sein könnten, wer Zugriff hatte und welche Massnahmen nötig sind.

Ohne Protokolle bleibt vieles Vermutung. Mit sauberer Nachvollziehbarkeit entsteht Kontrolle.

Strukturierte Tresore statt Passwort-Wildwuchs

Zugangsdaten sollten nicht einfach in einem grossen gemeinsamen Tresor landen.

Besser ist eine klare Struktur nach Abteilungen, Projekten, Sensibilitätsstufen oder Verantwortlichkeiten. Zum Beispiel separate Tresore für IT, HR, Finanzen, Marketing, Management und externe Dienstleister.

Diese Segmentierung hilft, Zugriffe sauber zu begrenzen.

Wenn ein Vorfall in einem Bereich passiert, ist nicht automatisch das gesamte Unternehmen betroffen. Zugänge bleiben isolierter. Verantwortlichkeiten sind klarer. Berechtigungen lassen sich einfacher überprüfen.

Eine gute Tresorstruktur ist deshalb kein Detail.

Sie ist ein zentraler Bestandteil sicherer Passwortverwaltung.

Häufige Fehler im Passwortmanagement

Auch mit Passwortmanager entstehen Sicherheitslücken, wenn Prozesse nicht konsequent umgesetzt werden.

Typische Fehler sind:

• gemeinsame Excel-Tabellen oder Textdateien mit Passwörtern
• zu breite Zugriffe auf zentrale Passwort-Tresore
• „All-Access“-Berechtigungen ohne Einschränkungen
• ehemalige Mitarbeitende behalten Zugriff auf geteilte Konten
• keine regelmässige Überprüfung von Berechtigungen
• Administratoren werden vom Least-Privilege-Prinzip ausgenommen
• externe Dienstleister erhalten dauerhaften Vollzugriff
• Rollenwechsel führen nicht zum Entzug alter Rechte

Diese Fehler verwandeln Passwortmanagement von einer Sicherheitsmassnahme in ein neues Risiko.

Denn ein Passwortmanager schafft nur dann Sicherheit, wenn er sauber strukturiert, kontrolliert und konsequent genutzt wird.

So lässt sich Least Privilege praktisch umsetzen

Die Einführung minimaler Berechtigungen und granularer Freigaben muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist ein pragmatischer Start.

Zuerst sollte geprüft werden, wer aktuell worauf Zugriff hat. Dabei zeigen sich oft übermässige Berechtigungen, veraltete Konten, unbekannte Zugänge oder geteilte Administratorrechte.

Danach sollten Rollen und Gruppen definiert werden. Diese müssen zu den tatsächlichen Aufgaben im Unternehmen passen, nicht zu theoretischen Organigrammen.

Anschliessend können Zugriffe gezielt reduziert, strukturiert und dokumentiert werden.

In der Praxis haben sich folgende Schritte bewährt:

• bestehende Zugänge und Berechtigungen prüfen
• Rollen und Gruppen klar definieren
• Administratorrechte auf das notwendige Minimum reduzieren
• Passwort-Tresore nach Abteilungen oder Projekten strukturieren
• Zugriffe regelmässig überprüfen
• ehemalige Mitarbeitende und externe Zugänge konsequent bereinigen
• Multi-Faktor-Authentifizierung für kritische Konten aktivieren
• Protokolle und Berichte nutzen, um Zugriffe nachvollziehbar zu machen

Entscheidend ist nicht, alles sofort perfekt zu machen. Entscheidend ist, unnötige Zugriffe systematisch zu reduzieren.

Kontrolle ist die neue Sicherheit

Im heutigen Geschäftsumfeld geht es beim Passwortmanagement um mehr als das Speichern komplexer Passwörter.

Es geht darum, Zugriffe intelligent zu steuern.

Denn Passwörter sind nicht nur technische Zugangsdaten. Sie sind Schlüssel zu Kundendaten, Finanzinformationen, Geschäftsprozessen, Kommunikationskanälen und internen Systemen.

Wer diese Schlüssel unkontrolliert verteilt, erhöht sein Risiko.

Wer sie bewusst begrenzt, dokumentiert und regelmässig überprüft, schafft Sicherheit.

Das Prinzip der geringsten Rechte und die granulare Freigabe helfen Unternehmen dabei, Risiken zu reduzieren, Verantwortlichkeiten zu klären und Sicherheit im Alltag verankern.

Fazit: So viel wie nötig, so wenig wie möglich

Mitarbeitende sollten nur die Berechtigungen erhalten, die sie für ihre Arbeit wirklich benötigen. Nicht aus Misstrauen. Sondern weil jedes unnötige Recht ein zusätzliches Risiko darstellt.

Wenn jeder Tresor, jedes Passwort und jedes Zugriffsrecht bewusst vergeben wird, wird Sicherheit zum Bestandteil des Alltags. Nicht zur nachträglichen Korrektur.

In der modernen IT-Sicherheit geht es nicht nur darum, wem man vertraut. Es geht darum, Zugriffe so zu gestalten, dass möglichst wenig schiefgehen kann.

Oder kurz gesagt:

So viel wie nötig, so wenig wie möglich.